Gebouwenbeheer, wet- en regelgeving en zorgplicht

Binnen het technisch beheer worden wet- en regelgeving vaak als noodzakelijk kwaad gezien.

Het is een woud van wetten, normen, richtlijnen en vergunningen waarmee je als gebouw- of installatie-eigenaar en beheerder te maken hebt, maar ook als je alleen maar gebruiker bent en het eigendom ligt ergens anders. Regelmatig bekruipt je het gevoel dat je misschien iets over het hoofd ziet. Welke inspecties zijn specifiek voor jou wettelijk van toepassing en welke documentatie moet op locatie beschikbaar zijn? Daarnaast veranderen de regels voortdurend. Je hebt gewoonweg niet de tijd om dat allemaal bij te houden. De vraag komt dan: Welke verantwoordelijkheden moeten binnen de beheerorganisatie zijn vastgelegd en welke kunnen eventueel als ontlasting worden uitbesteed? Je loopt als eigenaar of beheerder regelmatig tegen het dilemma op waarin je net geen tijd hebben om je te verdiepen in de voor jouw situatie geldende regelgeving en hoe je dit op een eenvoudige manier aantoonbaar kunt maken. Het is belangrijk om binnen je organisatie inzichtelijk te hebben aan welke regels al voldoende aandacht is besteed en waar nog aandacht aan gegeven moet worden.

Regelgeving en normen: wat is het verschil?

De wetgever stelt regels op waaraan je moet voldoen. Deze regels worden vaak op hoofdlijnen vastgesteld en soms zijn ze heel concreet, met gedetailleerde voorschriften en verwijzingen naar specifieke normen waar aan je moet voldoen. Je kunt de gedetailleerde invulling dan terugvinden in deze normen. Zijn deze normen nu verplicht of niet. Het al dan niet verplicht zijn van de toepassing van de norm is afhankelijk van hoe het in de wet is genoemd. Een concreet voorbeeld is de elektrische installatie in relatie tot het Bouwbesluit. In het bouwbesluit staat dat de elektrische installatie na de verbouwing of nieuwbouw moet voldoen aan de veiligheidseisen uit de NEN 1010. Omdat de NEN 1010 genoemd wordt, is deze dus verplicht. In de Arbeidsomstandighedenwet staat bij de artikelen die gaan over de veiligheid van de elektrische installaties geen directe verwijzing naar een norm, maar moet je als de verantwoordelijke persoon zelf de keuze maakt hoe je dit borgt. Dit maakt het er niet gemakkelijker op.

Hoe snel wijzigen de regels?

De wet- en regelgeving ten aanzien van gebouwen en installaties zijn over het algemeen erg stabiel en gelden vaak enkele jaren en worden ver van tevoren aangekondigd. Ook normbeheerders hebben daarom vaak ruim de tijd om de normen op te stellen die invulling geven aan de regels. Het tegenovergestelde komt ook voor wanneer er bijvoorbeeld incidenten optreden waarbij slachtoffers vallen of schade aan het milieu ontstaat. De voorbeelden van situaties waardoor regelgeving snel veranderd wordt kennen we vaak wel vanuit het nieuws. Deze ad hoc ontwikkelde regelgeving kent vaak maatregelen die “doorschieten” onder invloed van de actualiteit en vervolgens later weer worden bijgesteld. Van jou als gebouw- en installatie eigenaar of beheerder wordt verwacht dat je hierop snel anticipeert.

Bouwbesluit en Zorgplicht

Een aanvullende verplichting waar je mee te maken kunt krijgen is de Zorgplicht. In het Bouwbesluit 2012 zijn bijvoorbeeld regels en voorschriften over het brandveilig gebruik van nieuwe en bestaande gebouwen opgenomen. De Zorgplicht, welke onderdeel uitmaakt van de Woningwet, vormt hier een belangrijke aanvulling op het Bouwbesluit. Kort gezegd: Wanneer het Bouwbesluit geen specifieke eisen stelt aan het veilig en gezond gebruik van gebouwen, is de Zorgplicht aan de orde. Deze Zorgplicht vormt als het ware een vangnet waarmee de overheid de verantwoording voor een veilige omgeving bij de gebouweigenaar/beheerder legt, zonder verdere specifieke voorschriften waar men aan moet voldoen. Uit de Zorgplicht volgt dat de gebouweigenaar/beheerder alle maatregelen dient te nemen om geen gevaar te laten ontstaan of te laten voortduren. Overtreding van de Zorgplicht is strafbaar gesteld in de Wet op economische delicten. Bij het overtreden van deze wet kan strafrechtelijke vervolging plaatsvinden. Wat betekent dit nu voor jou als beheerder?

Registraties

Om er voor zorg te dragen dat gebouwen veilig en gezond zijn moet er deugdelijk onderhoud worden uitgevoerd en om dit aan te tonen kunnen inspecties en keuringen verricht moeten worden. Uit de bijbehorende rapporten volgen vaak noodzakelijke vervolgacties. Dit geheel van onderhoud, inspecties en oplossingsgerichte vervolgacties dienen geborgd te zijn in het onderhoudssysteem en deze borging dient optimaal gedocumenteerd te worden zodat je kunt aantonen dat aan deze zorgplicht is voldaan. In de praktijk betekent dit dat de ‘wettelijke verplichtingen’ steeds vaker centraal gearchiveerd worden. Veelal gaat dit echter niet verder dan het verzamelen van de onderhouds- en keuringsdocumenten van bijvoorbeeld elektrische-, verwarmings- en liftinstallaties, maar ook van bijvoorbeeld koelmachines, brandmeldsystemen en noodstroomaggregaten. Op zich al een behoorlijke klus omdat deze documenten vaak decentraal opgenomen zijn in logboeken, mappen en kasten. Om ervoor te zorgen dat deze informatie altijd voor handen is heeft ORTEON een systeem ontwikkeld waarin dergelijke documentatie geborgd kan worden. Veilig op een centrale plek en toegankelijk voor jou als beheerder en iedereen die dat wenst in de vorm van een duidelijk dashboard in de vorm van webapplicatie, beveiligd met een toegangscode en wachtwoord.

Zorgplicht en Compliance

Om aan te kunnen tonen dat je aan de geldende wetten en regels voldoet, is meer nodig dan het overleggen van keurings- en inspectierapporten. Het komt regelmatig voor dat de documentatie van de nieuwe installaties niet meer te vinden zijn en daarmee de basisdocumentatie niet op orde is. Ondanks dat er zoals voorschreven periodiek onderhoud wordt uitgevoerd en hiervan inspectie en/of keuringsrapporten aanwezig zijn, ontbreken vaak een eerste ingebruikname rapport (EBI) voor bijvoorbeeld de verwarmings- en elektrische installaties of de ontwerpgegevens (PvE) voor brandmeldsystemen. Maar ook de tekeningenpakketten en risicoanalyses voor de elektrotechnische voorzieningen, brandveilige doorvoeringen of de waterleidingsystemen zijn vaak niet up-to-date. Het op orde brengen en houden van deze basisdocumentatie kost vaak veel tijd en brengt meestal hoge kosten met zich mee. Een ander vaak voorkomend probleem is het ontbreken van een aantoonbare beheerstructuur zoals het ‘aanwijsbeleid’ voor de bevoegde personen volgens de NEN 3140 (veilige elektrotechnische bedrijfsvoering) en de taken van de Beheerder Brandmeldinstallaties. Beheer van regelgeving is kerntaak binnen technisch gebouwbeheer. Om verrassingen bij controles en aansprakelijkheid bij incidenten te voorkomen is het van belang dat je als eigenaar of beheerder beschikt over inzicht in de relevante regelgeving.

Het ORTEON Dashboard®

Om de beheersbaarheid te vergroten heeft ORTEON een online dashboard (jouw compliance tool) ontwikkeld. Hierin borg je het overzicht van de van toepassing zijnde beheergegevens. Dit overzicht omvat een op maat gemaakte opsomming van alle wet- en regelgeving waaraan je moet voldoen en wordt verder aangevuld met de te beheren vergunningen, inspectierapporten, logboeken, risicoanalyses, keuringsstickers, onderhouds- en reparatiegegevens etc. Als extra dienstverlening geven wij in het ORTEON-dashboard per aspect aan wat de frequenties en bijzonderheden zijn, afgestemd op jouw situatie en toepassing.

Nu inzichtelijk is aan welke regelgeving en op welke wijze, moet worden voldaan, kun je als gebouwbeheerder starten met het opstellen van een uitvoeringsplan. Als hierbij ondersteuning gewenst is heeft ORTEON de mogelijkheid onafhankelijke specialisten ondersteuning te laten bieden bij het opstellen van deze plannen en de implementatie van de processen in jouw organisatie om nu en ook in de toekomst de juiste prioriteit te kunnen blijven geven aan wet- en regelgeving.

ORTEON helpt jou graag verder!

Wilt u weten hoe uw organisatie ervoor staat? Heeft u hulp nodig bij het in kaart brengen van de voor u geldende wet- en regelgeving? Of kunt u ondersteuning gebruiken bij het implementeren van de processen om e.e.a. op een juiste wijze te borgen? ORTEON helpt je graag verder! Neem vrijblijvend contact met ons op en stel je vraag. Geen vragen maar gewoon benieuwd hoe je ervoor staat? Maak een vrijblijvende kennismakingsafspraak en we gaan samen met u in gesprek over de status van uw organisatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.