Een medewerker een VOP, VP, WV of IV noemen is niet voldoende. Binnen NEN 3140 worden deze personen schriftelijk aangewezen. In de aanwijzing wordt vastgelegd welke rol iemand heeft en voor welke installaties en werkzaamheden die persoon bevoegd is.
Maar wat moet er precies in zo'n aanwijzing staan?
NEN 3140 schrijft voor dat de volgende personen schriftelijk worden aangewezen:
Met de aanwijzing wordt duidelijk wie welke rol vervult en binnen welke grenzen iemand werkzaamheden mag uitvoeren.
Dat is belangrijk, want een functietitel of opleiding alleen bepaalt niet automatisch welke bevoegdheden iemand binnen een organisatie heeft.
Bijlage D van NEN 3140 geeft een globale procedure voor het aanwijzen van personen. Volgens deze bijlage bevat het aanwijzingsdocument ten minste:
Aanvullend kunnen bijvoorbeeld de soorten ruimten, specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de beschikbare gereedschappen en beschermingsmiddelen worden vastgelegd.
Een goede aanwijzing maakt concreet wat iemand wel en niet mag doen.
Dat is met name bij een VOP belangrijk. Vooraf moet duidelijk zijn welke werkzaamheden de VOP mag uitvoeren, aan welke installaties of installatiedelen en eventueel in welke ruimten. NEN 3140 noemt deze afbakening ook expliciet bij de beoordeling voordat iemand als VOP wordt aangewezen.
Een brede omschrijving als “mag eenvoudige elektrotechnische werkzaamheden uitvoeren” geeft daarom weinig houvast. Het is beter om de toegestane werkzaamheden concreet te beschrijven.
Een aanwijzing is meer dan het invullen en ondertekenen van een standaardformulier.
Voordat iemand wordt aangewezen, moet worden beoordeeld of die persoon aan de voorwaarden voor de betreffende rol voldoet. Ook moet duidelijk zijn dat de noodzakelijke bevoegdheden en middelen beschikbaar zijn. Bijlage D benoemt expliciet dat alleen het regelen van de aanwijzing met een formulier niet voldoende is.
De aanwijzing moet dus aansluiten op de kennis en ervaring van de persoon én op de werkzaamheden die hij of zij daadwerkelijk gaat uitvoeren.
Werkzaamheden, functies en installaties kunnen veranderen. Het is daarom verstandig periodiek te beoordelen of de aanwijzing nog aansluit op de praktijk.
Bijlage D merkt bovendien op dat het de voorkeur verdient om de geldigheidsduur van een aanwijzing te koppelen aan de periode tussen twee opeenvolgende (her)instructies.
Zo blijft de aanwijzing een praktisch onderdeel van de elektrotechnische veiligheidsorganisatie en niet alleen een document in het personeelsdossier.
Een goede aanwijzingsstructuur maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, welke werkzaamheden iemand mag uitvoeren en waar de grenzen liggen.
ORTEON ondersteunt organisaties bij het opzetten en actualiseren van aanwijzingen als onderdeel van de implementatie en borging van NEN 3140.
Meer weten over NEN 3140-instructie en aanwijzingen? Bekijk onze dienstverlening of neem gerust contact met ons op.